Bab 6: Perencanaan Manajerial dan Penetapan Tujuan

Haiiiii ketemu lagi dengan saya :3 Back to routine, I’ll give you some review about chapter 6 after mid test. Kali ini saya akan membahas tentang Perencanaan Manajerial dan Penetapan Tujuan. Dalam review saya tentang chapter enam ini, kita akan banyak mempelajari tentang tujuan dan rencana. Langsung aja yuk dibaca :)

Setiap perusahaan pasti punya arah atau target yang harus dituju di masa depan. Dan untuk mencapai target tersebut, perusahaan mempunyai suatu tujuan dan rencana-rencana yang dapat dilakukan agar target tersebut dapat tercapai. Tujuan dapat didefinisikan sebagai kondisi di masa depan yang diinginkan dan coba diwujudkan oleh perusahaan. Tujuan sangat penting karena perusahaan didirikan untuk memenuhi suatu maksud, dan tujuanlah yang menetapkan dan menetapkan maksud tersebut. Sedangkan rencana adalah cetak biru yang digunakan untuk mencapai tujuan, dan menentukan alokasi sumber daya, waktu, tugas serta tindakan lain yang diperlukan. Rencana erat kaitannya dengan perencanaan, yaitu tindakan yang dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan. 

Dalam tujuan dan rencana juga terdapat tingkatan. Berikut ini merupakan piramida tingkatan tujuan/rencana beserta urgensinya.

Tingkatan Tujuan/Rencana Beserta Urgensinya

-Pesan internal adalah pesan yang khusus dipakai karyawan dalam organisasi.

-Pesan eksternal adalah pesan yang berkaitan dengan lingkungan dan masyarakat umum.

Karakteristik tujuan dan rencana adalah sebagai berikut:

1. Legitimasi, maksudnya misi perusahaan selain melambangkan legitimasi bagi kalangan eksternal, seperti investor, pelanggan dan masyarakat, juga membantu mereka untuk memandang perusahaan secara positif. Misi yang kuat akan berdampak terhadap pegawai dengan menjadikan mereka berkomitmen terhadap perusahaan karena memahami keberadaannya.

2. Motivasi. Tujuan dan rencana meningkatkan motivasi dan komitmen pegawai dengan meminimalisasi ketidakpastian dan memperjelas hal-hal yang harus mereka capai. 

Alokasi sumber daya. Tujuan membantu para manajer memutuskan untuk bidang apa mereka harus mengalokasikan sumber daya, termasuk pegawai, modal, dan peralatan. 

3. Panduan tindakan. Tujuan dan rencana member arahan dengan memfokuskan perhatian kepada target-target tertentu dan mengarahkan upaya pegawai untuk mencapai sasaran penting. 

4. Dasar pengambilan keputusan. Dengan menetapkan tujuan dan melakukan perencanaan, para manajer memperjelas apa yang hendak dicapai oleh perusahaan. Mereka mengambil keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan internal, peranan, kinerja, struktur, produk, dan pengeluaran sesuai dengan hasil yang diinginkan.

5. Standar kinerja. Tujuan juga berfungsi sebagai criteria kinerja dan standar penilaian, karena menentukan hasil yang hendak dicapai perusahaan.

Proses perencanaan perusahaan meliputi langkah-langkah di bawah ini: 

1. Membuat rencana 

- Menentukan visi dan misi 

- Menetapkan tujuan 

2. Menerjemahkan rencana 

- Membuat rencana dan sasaran taktis 

- Memetakan strategi 

- Membuat rencana kontingensi dan skenario 

- Membentuk tim intelijen 

3. Merencanakan operasi 

- Membuat tujuan dan rencana operasional 

- Memilih ukuran dan target 

- Menentukan tujuan abadi 

- Membuat perencanaan krisis 

4. Melaksanakan rencana 

Menggunakan: 

- Manajemen bersasaran 

- Panel instrumen kinerja 

- Rencana sekali pakai 

- Tanggung jawab terdesentralisasi 

5. Memonitor dan mempelajari 

- Mengevaluasi perencanaan 

- Mengevaluasi operasi 

Menetapkan tujuan diawali oleh para manajer puncak. Keseluruhan proses perencanaan dimulai dengan menetapkan misi dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Misi berarti dasar keberadaan perusahaan, berada di puncak hierarki tujuan. Misi menjabarkan nilai-nilai, cita-cita, dan dasar keberadaan perusahaan. Misi yang ditetapkan dengan jelas merupakan dasar dari penetapan tujuan dan rencana ke depan. Pernyataan misi adalah gambaran umum tujuan yang membedakan suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis. Pernyataan misi yang tepat dapat meningkatkan motivasi pegawai dan kinerja perusahaan. Bebrapa pernyataan misi menggambarkan karakteristik perusahaan, seperti nilai-nilai perusahaan, kualitas produk, lokasi perusahaan, dan sikap terhadap pegawai. 

Tujuan dan rencana 

Tujuan strategis, yang juga disebut tujuan resmi adalah pernyataan umum mengenai masa depan yang ingin dicapai perusahaan. Tujuan ini berkaitan dengan perusahaan secara keseluruhan, bukan dengan divisi atau departemen tertentu. Rencana strategis menentukan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang akan diambil perusahaan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana strategis merupakan cetak biru yang menentukan aktivitas dan alokasi sumber daya perusahaan yang diperlukan untuk mencapai target. Setelah menetapkan tujuan strategis, langkah berikutnya adalah menentukan tujuan taktis, yaitu hasil-hasil yang hendak dicapai oleh divisi-divisi dan departemen-departemen utama di perusahaan. Tujuan ini berlaku untuk manajemen menengah dan menggambarkan langkah yang harus dilakukan oleh subunit-subunit utama perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Rencana taktis dibuat untuk membantu melaksanakan rencana strategis utama dan mencapai bagian tertentu dari strategi perusahaan. Rencana taktis biasanya memiliki jangka waktu lebih pendek daripada rencana strategis. Tujuan operasional adalah hasil yang diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu pegawai. Tujuan operasional bersifat pasti dan terukur. 

Tujuan-tujuan perusahaan yang disusun secara efektif bersifat selaras. Maksudnya, tujuan-tujuan tersebut bersifat konsisten dan saling mendukung agar tujuan yang dicapai tingkat yang lebih rendah memungkinkan untuk mencapai tujuan di tingkat yang lebih tinggi. Kinerja perusahaan adalah hasil dari sejauh mana elemen-elemen yang saling bergantung ini berjalan selaras, sehingga para individu, tim, departemen harus bekerja secara harmonis. Teknik yang maik popular untuk menyelaraskan tujuan adalah membuat peta strategi. Peta strategi adalah gambaran visual dari faktor-faktor penting pendorong kesuksesan perusahaan yang menunjukkan hubungan antara tujuan dan rencana spesifik di setiap bidang. Peta strategi menjadi sarana ampuh bagi para manajer untuk melihat hubungan sebab-akibat antara tujuan dan rencana.

Peta Strategi untuk Menyelaraskan Tujuan

 Kriteria tujuan efektif adalah sebagai berikut: 

1. Spesifik dan terukur 

2. Memiliki jangka waktu yang pasti 

3. Mencakup hasil-hasil penting 

4. Menantang tetapi realistis 

5. Dikaitkan dengan imbalan 

Para manajer menggunakan tujuan operasional untuk mengarahkan pegawai dan sumber daya guna mencapai hasil spesifik yang memungkinkan perusahaan untuk berkinerja secara efisien dan efektif. Kemudian para manajer menggunakan sejumlah pendekatan perencanaan, termasuk manajemen bersasaran, rencana sekali pakai, dan rencana tetap. 

1. Manajemen bersasaran (Management By Objective – MBO) 

Manajemen bersasaran digagas oleh ahli manajemen ternama, Peter Drucker dalam bukunya, The Practice of Management yang terbit pada tahun 1954. Manajemen bersasaran mempunyai pengertian sistem yang digunakan oleh para manajer dan pegawai untuk menetapkan tujuan bagi setiap departemen, proyek, dan personel serta menggunakan mereka untuk memonitor kinerja selanjutnya. 

Langkah-langkah manajemen bersasaran: 

1. Menetapkan tujuan. Menetapkan tujuan meliputi pegawai di semua tingkat. Para manajer mengikuti kriteria tujuan efektif dan memastikan tanggung jawab disebarkan untuk mencapai tujuan. Tujuan harus ditetapkan secara bersama-sama. Kesepakatan antara pegawai dan pengawas akan menciptakan komitmen terkuat untuk mencapai tujuan. 

2. Mengembangkan rencana aksi. Rencana aksi sama halnya dengan rencana tindakan. Rencana tindakan memberi arah bagi tindakan-tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta dibuat untuk individu maupun departemen. 

3. Melakukan evaluasi kemajuan. Evaluasi secara rutin penting dilakukan untuk memastikan bahwa rencana tindakan berjalan atau tidak. Evaluasi ini dapat dilakukan secara informal oleh manajer beserta bawahannya, sementara perusahaan melakukan evaluasi setiap 3, 6, atau 9 bulanan. Pemeriksaan rutin ini memungkinkan manajer dan pegawai melihat apakah pekerjaan sudah sesuai target, dan apakah tindakan perbaikan diperlukan. 

4. Menilai kinerja secara keseluruhan. Langkah terakhir dalam manajemen bersasaran adalah mengevaluasi secara seksama pencapaiantujuan oleh individu dan departemen. Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan merupakan bagian dari sistem penilaian kinerja. Penilaian kinerja departemen-departemen dan perusahaan secara keseluruhan menjadi penentu tujuan untuk periode berikutnya. Proses manajemen bersasaran ini berulang setiap tahun. 

2. Rencana sekali pakai dan rencana tetap 

Rencana sekali pakai adalah rencana yang dibuat untuk mencapai sejumlah tujuan yang kemungkinan tidak berulang di masa depan. Contoh rencana sekali pakai, yaitu mendirikan kantor pusat baru dan merenovasi kantor. Rencana tetap adalah rencana berkelanjutan yang memberi panduan melakukan dan mengatasi tugas atau situasi yang terjadi secara berulang di perusahaan. Contoh rencana tetap, yaitu kebijakan penggunaan internet dan email, peraturan tidak boleh makan di ruangan, dan prosedur penangan keluhan pelanggan. 

Pada dunia bisnis yang makin bergejolak dan tidak pasti ini para manajer beralih untuk menggunakan pendekatan perencanaan inovatif yang membantu melindungi perusahaan dari peristiwa yang tak terduga. Tiga metode perencanaan penting adalah perencanaan kontingensi, pembuatan skenario, dan perencanaan krisis. 

1. Perencanaan Kontingensi 

Rencana kontingensi adalah rencana perusahaan ketika mengalami kondisi darurat, kemerosotan, maupun situasi tak terduga. Untuk membuat rencana kontingensi, para manajer mengenali faktor-faktor penting di lingkungan, seperti potensi krisis ekonomi, kelesuan pasar, dsb. Kemudian, para manjajer menyusun respon-respon alternatif terhadap kontingensi yang berdampak terburuk, dan berfokus kepada kondisi terburuk yang mungkin terjadi. 

2. Pembuatan skenario 

Pembuatan skenario adalah langkah-langkah untuk mengamati tren dan ketidaksinambungan yang sedang terjadi, serta memvisualisasikan kemungkinan-kemungkinan yang lebih baik di masa depan. 

3. Perencanaan krisis 

Perencanaan krisis hampir sama dengan perencanaan kontingensi, yaitu rencana yang digunakan saat mengalami kejadian tak terduga. Dua tahapan penting dalam perencanaan krisis, yaitu pencegahan krisis dan persiapan krisis. Pencegahan krisis meliputi membangun hubungan dan mendeteksi sinyal dari lingkungan. Sementara persiapan krisis meliputi membentuk tim manajemen krisis dan juru bicara perusahaan, membuat rencana manajemen krisis terperinci, serta membuat sistem komunikasi yang efektif. 

Tujuan perencanaan dan penetapan tujuan adalah untuk membantu perusahaan mencapai kinerja tinggi. Untuk mencapainya, perusahaan menggunakan pendekatan perencanaan tradisonal dan pendekatan perencanaan kinerja tinggi. 

1. Perencanaan tradisonal 

Perencanaan tradisonal dilakukan sepenuhnya oleh eksekutif puncak dengan menggunakan jasa konsultan atau yang lebih umum lagi, melalaui departemen perencanaan pusat. Departemen perencanaan pusat adalah sekelompok ahli perencanaan yang melapor secara langsung kepada CEO atau presiden. Para ahli perencanaan dipekerjakan untuk mengumpulkan data dan membuat rencana strategis terperinci untuk perusahaan secara keseluruhan. Pendekatan perencanaan ini bersifat top-down Karen atujuan dan rencana diberikan kepada divisi-divisi dan departemen utama setelah disetujui oleh presiden. 

2. Perencanaan kinerja tinggi 

Perkembangan pendekatan baru diawali dengan peralihan kepada perencanaan terdesentralisasi, yaitu para ahli perencanaan bekerja bersama para manajer divisi atau departemen utama untuk membuat tujuan dan rencana mereka sendiri. Dikarenakan lingkungan makin mudah bergejolak, para eksekutif puncak melihat manfaat jika perencanaan terdesentralisasi dibawa lebih jauh, yaitu dengan memungkinkan para ahli perencanaan untuk bekerja secara langsung dengan manajer dan pegawai lini depan untuk membuat rencana dinamis yang dapat memenuhi kebutuhan yang cepat berubah. 

Perusahaan memerlukan cara untuk melihat kemajuan rencana serta mengukur kemajuan tersebut dalam mencapai tujuan. Perusahaan-perusahaan mulai menggunakan panel instrumen kinerja bisnis sebagai cara bagi kalangan eksekutif untuk mengawasi indicator-indikator penting kinerja. Kini, panel instrumen berkembang menjadi sistem yang meluas di perusahaan yang membantu menyelaraskan dan mengawasi tujuan di seluruh perusahaan. 

Itulah sekilas tentang perencanaan manajerial dan penetapan tujuan. Semoga dengan membaca tulisan saya ini, para pembaca dapat memiliki wawasan mengenai beragam tujuan dan rencana yang ada di perusahaan-perusahaan. Thank you for reading, and see you :)