Suatu organisasi tidak
mungkin bisa berjalan dengan baik tanpa adanya pengendalian atau kontrol. Kontrol
organisasi adalah proses sistematis yang digunakan manajer untuk mengatur
aktivitas organisasi agar tetap konsisten dengan pengharapan yang telah dibuat
dalam rencana, target, dan standar kinerja. Kontrol yang kurang dapat
memberikan dampak yang buruk bagi organisasi, membahayakan kesehatan organisasi,
merusak reputasinya, dan mengancam masa depannya. Untuk mengontrol organisasi
secara efektif harus ada informasi tentang standar kinerja dan kinerja yang
sebenarnya, serta tindakan-tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki
penyimpangan yang terjadi. Manajer memutuskan standar, ukuran, dan metrik mana
yang dibutuhkan untuk secara efektif mengawasi dan mengontrol organisasi dan
membuat sistem untuk memperoleh informasi tersebut.
Sebagian besar organisasi
berfokus pada pengukuran dan pengawasan kinerja keuangan, seperti penjualan,
pendapatan, dan keuntungan. Namun, para manajer makin mengetahui keharusan
untuk mengukur aspek-aspek kinerja yang tidak kasat mata lainnya untuk
mengelola aktivitas penciptaan nilai dari organisasi saat itu. Hal yang menjadi
fondasi dari strategi ini adalah keyakinan bahwa pemberian layanan yang baik
akan menghasilkan tingkat keterikatan pelanggan dan keuntungan yang lebih
besar.
Kartu skor berimbang
adalah sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran
keuangan tradisional dengan ukuran operasional yang berhubungan dengan
faktor-faktor kesuksesan yang penting yang ada di perusahaan. Kartu skor
berimbang berisi empat perspektif utama, yaitu kinerja keuangan, layanan
pelanggan, proses bisnis internal, dan kapasitas organisasi untuk belajar dan
tumbuh. Perspektif kinerja keuangan mencerminkan perhatian bahwa aktivitas
organisasi berkontribusi dalam memperbaiki kinerja jangka panjang dan jangka
pendek. Indikator layanan pelanggan mengukur hal-hal seperti bagaimana
pandangan pelanggan terhadap organisasi, serta keterikatan dan kepuasan
pelanggan. Indikator proses bisnis internal berfokus pada statistik produksi
dan operasional. Sedangkan potensi untuk belajar dan tumbuh berfokus kepada
seberapa baik sumber daya dan modal manusia dikelola demi masa depan
perusahaan.
 |
| Kartu Skor Berimbang |
Semua sistem kontrol yang
dirancang dengan baik akan melibatkan penggunaan umpan balik untuk menentukan
apakah kinerja memenuhi standar yang telah dibuat. Manajer merancang sistem kontrol
yang terdiri atas empat langkah utama, yaitu:
1. Membangun standar kinerja.
Standar kinerja dapat terdiri atas mengurangi angka penolakan, meningkatkan
pengembalian investasi milik perusahaan, atau mengurangi jumlah kecelakaan
kerja.
2. Mengukur kinerja yang
ada. Sebagian besar organisasi mempersiapkan laporan formal tentang pengukuran
kinerja kuantitatif yang ditinjau oleh manajer. Pengukuran-pengukuran ini harus
berhubungan dengan standar-standar yang telah ditetapkan dalam langkah pertama
proses kontrol.
3.
Membandingkan kinerja
dengan standar. Laporan kinerja menyederhanakan perbandingan kinerja dengan
menempatkan standar kinerja untuk periode pelaporan, dan kinerja yang ada untuk
periode yang sama, serta dengan menghitung perbedaannya, yaitu perbedaan antara
jumlah yang ada dengan standar yang diasosiasikan.
4.
Melakukan tindakan
korektif. Manajer juga harus menentukan perubahan seperti apa, jika ada, yang
dibutuhkan. Dalam pendekatan tradisional atas-ke-bawah dalam melakukan kontrol,
manajer akan melaksanakan wewenang formalnya untuk membuat perubahan yang
penting. Sebaliknya, manajer yang menggunakan pendekatan kontrol partisipatif
akan berkolaborasi dengan pegawai untuk menentukan tindakan korektif yang
diperlukan.
 |
| Model Kontrol Umpan Balik |
Kontrol anggaran adalah
proses penentuan target untuk pengeluaran organisasi, mengawasi hasil dan
membandingkannya dengan anggaran yang ada, dan membuat perubahan jika perlu. Anggaran
dibuat untuk setiap divisi atau departemen dalam sebuah organisasi. Anggaran yang
biasanya digunakan oleh manajer adalah anggaran biaya, anggaran pendapatan,
anggaran kas, dan anggaran modal.
· Anggaran biaya, yaitu
anggaran yang terdiri atas biaya antisipasi dan harga actual untuk setiap pusat
pertanggungjawaban dan untuk organisasi secara keseluruhan.
· Anggaran pendapatan,
yaitu anggaran yang mengidentifikasi pendapatan perkiraan dan pendapatan actual
organisasi.
· Anggaran kas, yaitu
anggaran yang menghitung dan melaporkan arus kas dalam basis harian atau
mingguan untuk menjamin bahwa perusahaan memilki kas yang cukup untuk memenuhi
kewajibannya.
· Anggaran modal, yaitu
anggaran yang merencanakan dan melaporkan investasi dalam aset-aset besar untuk
didepresiasi setelah beberapa tahun.
Di setiap organisasi,
manajer harus mengawasi seberapa baik organisasinya menunjukkan kinerja
keuangan. Kontrol keuangan menginformasikan posisi keuangan sebuah perusahaan
dan menjadi indikator berguna yang menunjukkan permasalahan kinerja lainnya. Laporan
keuangan memberikan informasi dasar yang digunakan untuk melakukan kontrol
keuangan dari sebuah organisasi. Laporan keuangan yang sering digunakan adalah
neraca keuangan dan laporan laba rugi. Neraca keuangan menunjukkan posisi
keuangan perusahaan yang berhubungan dengan aset dan kewajiban pada waktu
tertentu. Neraca keuangan biasanya berisi tentang aset, kewajiban, dan ekuitas
pemilik. Sedangkan laporan laba rugi meringkas kinerja keuangan perusahaan
untuk interval tertentu, biasanya satu tahun. Laporan laba rugi menunjukkan
pendapatan yang masuk ke dalam organisasi dari semua sumber, serta mengurangi
semua biaya, termasuk biaya barang terjual, bunga, pajak, dan depresiasi.
Seorang manajer harus
mampu mengevaluasi sebuah laporan keuangan yang membandingkan kinerja
perusahaan dengan data terdahulu atau norma-norma industri. Perbandingan ini
memungkinkan manajer untuk mengetahui apakah organisasinya mengalami
peningkatan dan apakah organisasinya dapat bersaing dengan organisasi lain di industri.
Analisis keuangan yang biasa dilakukan berfokus pada rasio, statistik yang
menunjukkan hubungan antara indikator-indikator kinerja. Rasio dinyatakan sebagai
fraksi atau proporsi, yang merupakan ukuran dari likuiditas, keaktifan,
keuntungan, dan utang yang dimiliki suatu perusahaan.
· Rasio likuiditas
menunjukkan kemampuan organisasi untuk memenuhi kewajiban utang lancarnya.
· Rasio aktivitas mengukur
kinerja internal yang berkaitan dengan aktivitas inti yang ditentukan oleh
manajemen.
· Rasio keuntungan
menggambarkan keuntungan milik perusahaan yang berkenaan dengan sumber daya
keuntungan (misalnya, penjualan atau jumlah aset).
· Rasio leverage. Leverage adalah
aktivitas pendanaan dengan uang pinjaman. Sebuah perusahaan dapat membuat
asetnya lebih banyak dengan menggunakan leverage.
 |
| Rasio Keuangan |
Filosofi Kontrol yang
Berubah-Ubah
Pendekatan Hierarki Versus
Pendekatan Desentralisasi
Kontrol hierarki addalah
penggunaan aturan, kebijakan, hierarki wewenang, dan alat formal lainnya untuk
memengaruhi perilaku pegawai dan menilai kinerja. Sebaliknya, kontrol
desentralisasi mengandalkan nilai-nilai budaya, tradisi, keyakinan, dan
kepercayaan dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Teknik kontrol hierarki
dapat meningkatkan efisiensi dan kefektifan organisasi. Banyak pegawai
menghargai sistem yang menjelaskan apa yang diharapkan dari diri mereka, dan
mereka pun akan termotivasi dengan tujuan-tujuan yang menantang namun tetap
masih dapat diraih. Sebaliknya, dengan kontrol didesentralisasi, budayanya akan
bersifat adaptif, manajer mengakui pentingnya budaya organisasi untuk dikontrol
bersama-sama. Idealnya, dengan kontrol didesentralisasi, para pegawai akan
menyatukan area keahlian merela untuk menciptakan sebuah prosedur yang akan lebih
baik daripada yang dapat dihasilkan manajer jika bekerja sendiri.
 |
| Metode Kontrol Hierarki dan Didesentralisasi |
Manajemen Buka-Buku
Satu aspek penting dari
kontrol didesentralisasi di banyak organisasi adalah manajemen buka-buku. Sebuah
organisasi yang mengusung pembagian informasi dan kerja tim akan memberika
tempat pada para pegawai di seluruh organisasi untuk ikut serta melakukan kontrol
keuangan dan bertanggungjawab untuk mendorong partisipasi aktif serta komitmen
pada tujuan. Manajemen buka-buku membuat para pegawai mempelajari sendiri –
melalui grafik, gambar, rapat, dan sebagainya – kondisi keuangan perusahaan. Tujuan
dari manajemen buka-buku adalah untuk membuat setiap pegawai berpikir dan
bertindak seperti seorang pemilik bisnis.
Manajemen Kualitas Total
Manajemen kualitas total
(TQM) adalah komitmen seluruh anggota perusahaan untuk menanamkan kualitas ke
dalam setiap aktivitas dengan cara melakukan perbaikan terus-menerus. TQM
adalah pendekatan lain yang berdasarkan filosofi kontrol didesentralisasi. Toyota
adalah hasil dari komitmen perusahaan dalam menjalankan TQM. TQM makin digemari
manajer di AS pada tahun 1980-an, karena gaya manajemen ini telah diterapkan
secara sukses oleh perusahaan-perusahaan Jepang, seperti Toyota, Canon, dan
Honda. Penerapan manajemen kualitas total terdiri atas penggunaan beragam
teknik, diantaranya:
1. Siklus kualitas, yaitu
sebuah kelompok yang terdiri dari 6 hingga 12 pegawai sukarela yang bertemu
secara rutin untuk membahas dan menyelesaikan masalah yang memengaruhi kualitas
kerja mereka.
2. Tolak ukur, yaitu proses
berkelanjutan dari pengukuran produk, pelayanan dan praktik dibandingkan dengan
pesaing terkuat atau perusahaan-perusahaan yang dianggap sebagai perusahaan
terunggul di industrinya.
3. Six sigma, yaitu standar
kualitas yang menspesifikasi tujuan dengan kecacatan 3, 4 per juta bagian. Itu artinya
tidak boleh cacat dengan persentase 99,9997%.
4. Pengurangan siklus waktu.
Siklus waktu adalah langkah-langkah yang diambil oleh perusahaan untuk
menyelesaikan suatu proses.
5.
Perbaikan terus-menerus,
yaitu pelaksanaan sejumlah besar perbaikan tambahan kecil di semua area
organisasi secara terus-menerus.
Faktor-faktor Kesuksesan TQM
 |
| Faktor-faktor Kesuksesan TQM |
Tren Dalam Kendali Mutu dan
Keuangan
1. Standar kualitas
internasional. Standar ISO 9000 adalah salah satu standar yang sudah diakui
secara interbasional. Standar ISO 9000 merupakan hasil dari konsensus internasional
tentang syarat manajemen kualitas yang baik, sebagaimana yang diuraikan oleh
International Organization for Standardization.
2. Sistem kontrol keuangan
baru. Sistem kontrol ini meliputi beberapa di bawah ini:
- Pertambahan nilai
ekonomis (EVA), adalah sistem kontrol yang megukur kinerja yang berkenaan
dengan keuntungan setelah pajak dikurangi biaya modal yang diinvestasikan pada
aset nyata. Mengukur kinerja berkenaan dengan EVA ditujukan untuk menangkap
segala hal yang dapat dilakukan perusahaan untuk menambah nilai dari
aktivitasnya.
- Pertambahan nilai pasar
(MVA), adalah sistem kontrol yang mengukur perkiraan pasar saham terhadap nilai
perusahaan terdahulu dan proyek investasi modal yang diharapkan.
- Pembiayaan berbasis
aktivitas (ABC), adalah sistem kontrol yang mengidentifikasi beragam aktivitas
yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya sesuai
aktivitas tersebut.
- Tata kelola perusahaan,
yaitu sistem tata kelola organisasi sehingga kepentingan pemilik perusahaan
dapat dilindungi.
Yap, sekian tentang topik tentang mengelola kinerja dan mutu. Semoga bermanfaat yaaa. Thanks for reading :D
No comments:
Post a Comment