Bab 9: Merancang Organisasi yang Adaptif

Wah, kita udah masuk bahasan yang ketiga :D Kali ini saya akan membahas tentang merancang organisasi yang adaptif. Apa saja yang akan saya ulas? Dibaca yuk :3

Tidak semua orang dapat mengerjakan pekerjaan seorang manajer. Pekerjaan seorang manajer dipengaruhi oleh bagaimana perusahaannya diatur. Biasanya, manajer membagi beberapa pekerjaan ke dalam departemen-departemen atau divisi-divisi yang dapat mempermudah tugas tersebut untuk dikerjakan. Tentunya, sebuah organisasi juga harus dapat menyesuaikan dengan perubahan lingkungan. Tanpa adanya pengelolaan yang baik, sebuah perusahaan tidak akan dapat menjadi organisasi yang adaptif. Pengelolaan adalah penyebaran berbagai sumber daya yang ada di organisasi untuk mewujudkan tujuan strategis. Penyebaran sumber daya ini diwujudkan melalui divisi kerja organisasi ke dalam departemen dan tugas-tugas khusus, maupun mekanisme dalam mengkoordinasi tugas-tugas organisasi yang beragam. Pengelolaan ini penting, karena pengelolaan merupakan langkah berikutnya setelah merancang strategi.

Proses pengelolaan nantinya akan menciptakan struktur organisasi. Struktur organisasi diartikan sebagai:

1. Seperangkat tugas-tugas formal yang diberikan pada individu dan departemen

2. Hubungan pelaporan formal, yang terdiri atas garis wewenang, tanggung jawab dalam mengambil keputusan, banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer.

3. Rancangan sistem untuk menjamin terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar-departemen.

Seperangkat tugas-tugas formal dan hubungan pelaporan formal akan memberikan sebuah kerangka untuk melakukan pengendalian vertikal dalam organisasi. Karakteristik dari struktur vertikal ditunjukkan dalam peta strategi, yaitu representasi visual dari sebuah struktur organisasi.

Konsep pengelolaan sendiri dibagi menjadi dua, yaitu spesialisasi kerja dan rantai perintah. Spesialisasi kerja adalah kadar yang digunakan untuk membagi tugas-tugas organisasi ke dalam pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan oleh individu (juga disebut divisi kerja). Sedangkan rantai perintah adalah garis wewenang yang tidak terputus di mana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkan posisi orang-orang tersebut. Rantai perintah ini berhubungan dengan dua prinsip: kesatuan perintah yang berarti bahwa tiap pegawai menjadi tanggung jawab seorang supervisor saja, dan prinsip scalar yang merupakan garis wewenang yang ditentukan dengan jelas dalam sebuah organisasi yang mencakup semua pegawai.

Rantai perintah akan menggambarkan struktur wewenang dari sebuah organisasi. Wewenang adalah hak formal dan sah yang dimilki seorang manajer untuk mengambil keputusan, memberikan perintah, dan mengalokasikan sumber daya guna memperoleh hasil yang dikehendaki organisasi. Wewenang dibedakan menjadi tiga karakteristik:

1. Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan, bukan orang.

2. Wewenang berlaku untuk bawahan.

3. Wewenang berjalan dari atas ke bawah dalam hierarki vertikal.

Tanggung jawab adalah sisi lain dari wewenang. Tanggung jawab adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan. Konsep lainnya yang berhubungan dengan wewenang adalah delegasi. Delegasi merupakan proses yang digunakan para manajer untuk mengalihkan wewenang dan tanggung jawab mereka pada jabatan-jabatan yang lebih rendah dalam hierarki.

Dalam sebuah organisasi, terdapat sebuah perbedaan penting antara kewenangan lini dan kewenangan staf, yang mencerminkan apakah para manajer bekerja pada departemen lini atau staf dalam organisasi. Kewenangan lini adalah sebuah bentuk kewenangan dimana para individu yang memegang posisi dalam manajemen memiliki kekuasaan resmi untuk mengarahkan dan mengawasi bawahan secara langsung. Sementara kewenangan staf adalah sebuah bentuk kewenangan yang diberikan pada para staf ahli dalam area keahlian mereka.

Ruang lingkup manajemen adalah jumlah pegawai yang memberikan laporan pada supervisor. Ruang lingkup manajemen juga biasa disebut dengan ruang lingkup pengendalian. Faktor-faktor yang berhubungan dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian, antara lain:

- Pekerjaan yang stabil dan rutin

- Bawahan melakukan pekerjaan serupa antara yang satu dan lainnya

- Bawahan adalah orang yang sangat terlatih dan harus diarahkan

- Peraturan dan prosedur harus tersedia

- Sistem dan personal pendukung harus tersedia bagi manajer

- Diperlukan sedikit pengawasan

- Pilihan pribadi serta gaya manajer harus terlebih dahulu menguntungkan banyak bawahan.

Lingkup pengendalian yang rata-rata dipakai dalam sebuah organisasi akan menentukan apakah struktur organisasi tersebut tinggi atau datar. Struktur tinggi adalah suatu struktur manajemen yang dicirikan oleh lingkup manajemen yang sempit dan cukup banyaknya level hierarki. Sedangkan struktur datar adalah suatu struktur manajemen yang dicirikan oleh lingkup pengendalian yang luas dan cukup sedikitnya level hierarki.

Sentralisasi dan desentralisasi berhubungan dengan tingkatan hierarki dimana keputusan biasa diambil. Sentralisasi berarti bahwa wewenang dalam mengambil keputusan dipegang oleh jabatan-jabatan tinggi dalam sebuah organisasi. Desentralisasi adalah wewenang pengambilan keputusan berada di tingkatan organisasi bawah. Faktor-faktor yang biasanya mempengaruhi sentralisasi versus desentralisasi adalah sebagai berikut:

1. Perubahan dan ketidakpastian lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desntralisasi.

2. Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan.

3. Pada masa krisis atau saat di ujung tanduk, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.

Karakteristik penting lain dari struktur organisasi adalah departementalisasi, yaitu landasan dimana individu-individu dikelompokkan ke dalam departemen-departemen, departemen-departemen ke dalam organisasi secara keseluruhan. Ada lima pendekatan yang mencerminkan penggunaan rantai perintah yang berbeda dalam pengelompokkan departementalisasi. Yang termasuk dalam pendekatan tradisional adalah pendekatan fungsional, divisional, dan matriks. Sementara yang termasuk dalam pendekatan yang inovatif adalah penggunaan tim dan jaringan virtual.

• Pendekatan fungsional vertikal

Struktur fungsional adalah pengelompokkan jabatan-jabatan ke dalam departemen berdasarkan keterampilan, keahlian,aktivitas kerja, dan penggunaan sumber daya yang sama. Suatu struktur fungsional dapat dianggap sebagai departementalisasi oleh sumber daya yang ada di organisasi, karena setiap jenis aktivitas fungsional – akuntansi, SDM, teknik, dan manufaktur - mewakili sumber daya tertentu dalam melaksanakan tugas-tugas organisasi

• Pendekatan divisional

Struktur divisional adalah sebuah struktur organisasi dimana departemen-departemen dikelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam organisasi. Struktur divisional ini kadang disebut struktur produk, struktur program, atau struktur unit mandiri. Perbedaan utama dari struktur divisional dengan struktur fungsional adalah rantai perintahnya yang berada pada bagian bawah hierarki. Dalam struktur divisional, perbedaan pendapat yang terjadi antara departemen litbang, pemasaran, manufaktur, dan keuangan akan diselesaikan pada tingkatan divisi bukan oleh presiden perusahaan.

• Pendekatan matriks

Pendekatan matriks adalah struktur organisasi yang menggunakan rantai perintah fungsional dan divisional secara serempak dalam bagian yang sama pada organisasi. Struktur matriks dapat diterapkan sebagai cara untuk meningkatkan koordinasi horizontal dan pembagian informasi. Tantangan utamanya adalah wewenang rangkap dua. Sebagai hasil dari struktur rangkap dua ini, beberapa pegawai dibawahi oleh dua orang supervisor secara serentak.

• Pendekatan tim

Tren departementalisasi yang paling banyak digunakan dan menjadi tren saat ini adalah kerja tim.pendekatan tim dapat memberikan cara bagi manajer untuk mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggung jawab pada pekerja tingkat yang lebih bawah, serta menjadi lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan global yang penuh persaingan.

• Pendekatan Jaringan Virtual

Struktur jaringan virtual adalah struktur organisasi yang memisahkan fungsi-fungsi besar ke dalam perusahaan-perusahaan yang berbeda dimana yang dihubungkan oleh sebuah organisasi dengan kantor pusat kecil. Pendekatan ini dapat memperluas ide koordinasi dan kolaborasi horizontal di luar batasan organisasi.

Kelebihan dan kekurangan dari tiap struktur

Kekurangan dan Kelebihan Tiap Struktur

Organisasi membutuhkan sistem untuk memproses informasi dan memungkinkan terjadinya komunikasi antara orang-orang di departemen yang berbeda dan pada tingkat yang berbeda. Koordinasi mengacu pada kualitas kolaborasi di antara departemen. Tanpa adanya koordinasi, bagian-bagian perusahaan tidak akan bergerak dengan selaras, sehingga akan menimbulkan permasalahan dan konflik. Koordinasi diperlukan setiap perusahaan, terlepas dari struktur yang digunakan oleh perusahaan tersebut.

Gugus tugas adalah tim atau komite sementara yang dibuat untuk menyelesaikan permasalahan jangka pendek yang terdiri atas beberapa departemen. Perusahaan juga menggunakan manajer proyek, yaitu orang yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas beberapa departemen dalam basis penuh waktu untuk menyelesaikan proyek tertentu. Rekayasa ulang adalah perancangan ulang proses bisnis secara radikal untuk mendapatkan peningkatan dramatis dalam harga, kualitas, layanan, dan kecepatan.

Itulah sekilas tentang merancang organisasi yang adaptif. Semoga apa yang saya bagikan ini bermanfaat ya :) Thanks you for reading :D